不採用の連絡にも、会社の姿勢は表れる
この記事は、
医療・介護・福祉業界に特化した
SNS採用・ブランディング支援を行う
株式会社視える化の考え方をまとめたものです。
選考結果を伝えるところまで、採用業務の一部
応募してもらった。
書類を確認した。
必要に応じて面接を行った。
そして、
今回は採用を見送る判断になった。
会社側で判断が決まっていても、
応募者へ伝わっていなければ、
本人には選考が続いているように見えます。
だからこそ、
結果が決まった後は、
今回の選考に区切りがついたことを、明確に伝える。
不採用連絡も、
採用業務の一つとして段取りしておくことが大切です。
まず「結果」と「感謝」を分かりやすく伝える
不採用の連絡を柔らかくしようとして、
遠回しな文章を重ねると、
肝心の結果が分かりにくくなることがあります。
まず、
今回の募集についての選考結果を伝える。
その上で、
応募してもらったことへの感謝を添える。
面接まで進んだ人であれば、
面接に時間を使ってもらったことにも触れられます。
一方、
書類選考の段階であれば、
面接に参加した前提の文章にはしない。
その人が実際に参加した選考段階に合わせて文面を変えることが必要です。
結果が決まったら「誰が、いつ連絡するか」まで決める
選考結果を決めた時点で、
連絡担当。
連絡方法。
連絡予定。
まで確認します。
結果は決まった。
でも、
連絡担当が決まっていない。
気づけば数日経っていた。
という状態を防ぐためです。
また、
「○日までに結果をご連絡します。」
と事前に案内していたものの、
判断が間に合わない場合もあります。
その時は、
何も連絡せず期限を過ぎるのではなく、
遅れることをお詫びし、実際に対応できる次回連絡日を伝える。
結果がまだ出ていないのであれば、
その状況に合わせて案内します。
文面は短くても、必要な情報を明確にする
例えば、
面接後にメールで結果を伝える場合は、
次のような形が考えられます。
件名：○○職 採用選考結果のご連絡｜株式会社○○
○○様
株式会社○○ 採用担当の○○です。
このたびは、弊社の「○○職」の採用選考にご参加いただき、ありがとうございました。
選考の結果、今回は採用を見送らせていただくこととなりました。
お時間をいただきましたことに、改めて御礼申し上げます。
株式会社○○
採用担当 ○○
文例中の○○は、実際の会社名・氏名・募集職種へ差し替えます。
会社の運用や、
実際の選考段階に合わせて調整します。
ポイントは、
件名。
宛名。
今回の募集職種。
選考結果。
応募・選考への感謝。
会社名と担当者。
誰から、何の選考について、どんな結果が届いたのかが分かることです。
送信前に「宛先・職種・結果」を確認する
複数の応募者を同時に選考していると、
誤送信にも注意が必要です。
送信前に、
宛先は本人か。ほかの応募者の宛先が宛先欄やCCに混ざっていないか。
氏名は合っているか。
募集職種は正しいか。
今回の結果と文面は一致しているか。
別の応募者向けの文章が残っていないか。添付がある場合、内容と送付先が一致しているか。
送信元の会社名・担当者は明確か。
を確認します。
テンプレートは便利ですが、
最後は今回の応募者に対する内容になっているかを見る。
テンプレートを完成文として扱わず、送信前の確認までを一つの作業にすることが大切です。
人物そのものを否定せず、曖昧な約束も残さない
不採用連絡では、
応募者の人格や能力全体を否定するような表現は避けます。
今回の募集における選考結果として、
必要な内容を伝える。
また、
文章を柔らかくするためだけに、
「また必ず機会があります。」
「次回はぜひ採用したいです。」
といった、
根拠のない約束を加える必要もありません。
再応募について実際に案内できる内容があるなら、
その事実に沿って伝える。
分からないことは、
無理に期待を残さない。
私たちは、
不採用の連絡とは、今回の選考の区切りを応募者へ伝える大切な連絡だと考えています。
結果を明確にする。
応募への感謝を伝える。
決定後の連絡段取りを決める。
送信前に本人・職種・結果を確認する。
そして、
事実にない期待を加えない。
次の採用を始める前に、
選考結果を決めた後の連絡まで、
一度流れを確認してみてはいかがでしょうか。
株式会社視える化は、理学療法士２名で立ち上げた、医療・介護・福祉業界に特化したブランディング支援を行っています。
これまで2000人以上の声を現場で聴いてきた中で見えてきたのは、「思ってたんと違う」という言葉の裏にある構造的課題です。
理学療法士をはじめとする医療従事者の離職背景には、採用のミスマッチや、理念やビジョンが十分に伝わらないままの入職があります。結果として、人材不足や離職率の上昇、膨らみ続ける採用コストという悪循環が起きています。
私たちは、企業のリアルを可視化し、現場のリアルを丁寧に言語化することで、理念や価値観の一致を生む採用広報戦略を設計します。
「想いを視えるカタチに」することこそが、医療・介護・福祉業界における持続可能な組織づくりの第一歩だと考えています。